Бэк офис

Добавлено в закладки: 0

Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.

Задачи бэк офиса

В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.

Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.

Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.

Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.

Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

Бэк-офис в сфере розничной торговли

При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.

Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.

В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.

Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.

Бэк-офис в сетевой торговле

Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:

  • внесение изменений и дополнений в большую номенклатуру товаров;
  • обмен данными между отделениями;
  • ведение централизованного учета;
  • получение оперативных сводок о функционировании филиалов и др.

Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.

Бэк-офис в предприятиях общественного питания

В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:

  • совершение рутинных обязательных операций;
  • ведение товарного и складского учета;
  • процесс контроля над производством блюд;
  • сбор и анализ данных;
  • составление отчетов.

В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.

В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.

Бэк-офис — что это простыми словами

Любая крупная компания или организация имеет личный офис. Он делится на отделы и подразделения, каждый из которых выполняет определенные официальные функции. Для более простого понимания функций каждого подразделения в предприятии, в русский язык пришли иностранные термины — это такие как бэк офис, миддл и фронт офис. Каждое из них не имеет прямых аналогов в русском, однако такие подразделения можно назвать как основные и вспомогательные.

С развитием торговых отношений и бизнеса в отечественных условиях, такие слова можно встретить все чаще. Необходимо знать их значение и значимость.

Суть работы бэк офиса

Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг.

Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.

Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой оформление необходимых документов и сопровождение сделки, которую заключают специалисты по биржевой торговле (их называют трейдеры ) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются также скупкой ценных бумаг и у физических лиц.

Обязанности специалиста бэк офиса

Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.

Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.

Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.

Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.

Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.

Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

  1. Оформление и регистрация сделки.
  2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
  3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
  4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

Название Описание
Стандартная программа back-office Она имеет серверную архитектуру и рассчитана на компании со средней сетью (не более 11 компьютеров).
Back-office на СУБД Oracle Программа используется для разветвленных сетей, которые имеют систему с клиентской серверной архитектурой.

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

  1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

    Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

  2. Автоматический учет и контроль за фирмой.

    Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

    Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

  3. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

    Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Чем занимается миддл-офис?

Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты. Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д. Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.

Функции и различия бэк офис и фронт офис

Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.

Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.

В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).

Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.

Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.

Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.

Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.

Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).

В чем разница между фронт-офисом и бек-офисом?

Прочитав выше приведенные короткие определения данных сфер занятости, можно сделать вывод, что основное отличие заключается в публичном взаимодействии с клиентами. Следует отметить, что не существует существенной разницы в заработных платах между этими нишами. В данном вопросе существенную роль играет конкретная профессия и возложенные на человека обязанности.

Что такое Бэк-Офис

Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

Что такое бэк-офис, простыми словами.

Простыми словами – бэк-офис, это сотрудники компании которые не взаимодействуют с публикой. Они обеспечивают всю техническую деятельность компании, которая обычно скрыта от глаз. В качестве примера можно привести такие отделы как бухгалтерия, IT – отдел, складские рабочие и так далее.

Различия

Фронт и бэк офисы являются совершенно разными структурами, перед которыми стоят различные задачи. Первый направлен на то, чтобы встретить потенциального покупателя или посетителя и решить с ним все необходимые вопросы. Деятельность второго направлена на обеспечение качественной работы всех других департаментов.

То есть это финансовые службы, которые не имеют никакого прямого контакта с посетителями. В их задачи входят организационные, финансовые, бухгалтерские мероприятия, которые поддерживают деятельность фирмы.

Фронт представляет собой менеджерский персонал, деятельность которого направлена на привлечение и прямую работу с возможными новыми партнерами.

Отделы в составе

В состав бэк офиса входят следующие департаменты:

  • подразделение, занимающееся статистическими данными;
  • архивные службы;
  • бухгалтерия;
  • кадровый департамент;
  • административный штат;
  • аналитические и службы поддержки;
  • другие службы.

Задачи в разных сферах

Представленное понятие имеет функции, аналогичные для всех сфер бизнеса, однако, конкретные задачи могут отличаться в зависимости от специфики деятельности предприятия. Можно рассмотреть, чем занимается персонал back office, в зависимости от сферы работы:

  • банковская сфера. Здесь сотрудники представляют собой департамент, который ведет учетно-операционную работу всей банковской организации. Персонал занимается открытием новых счетов, выполнением операций по кредитам и прочими. Проводятся сделки, которые направлены на операции с ценными бумагами, акциями, пассивами и активами организации;
  • торговля. В такой самой распространенной сфере, сотрудники выполняют задачи по контролю финансовых операций, реализации, передвижению товара, оценивают рынки и сбыт;
  • общественное питание. Персонал бэк офиса в указанном направлении осуществляет деятельность по текущим операциям: это составление отчетностей, контроль качества кухни и работы поваров, учет продукции, рекрутинг кадров.

Персонал кафе

Функции специалиста

Сотрудники представленного департамента должны выполнять следующие обязанности:

  • провести все начальные операции по совершению сделки;
  • закупать и продавать продукцию и заключать по ним контракты;
  • контролировать передвижение финансов фирмы;
  • проводить различные операции по передаче прав собственности клиенту.

Персонал бэк офиса является одним из основных звеньев в любой фирме. Именно от их качественной работы зависит состояние дел. Даже небольшие ошибки или неточности в действиях с финансами и организации работы могут сделать компании плохо и вести к получению убытков.

Замена программным обеспечением

Развитие технологий внесло свою лепту и в работу back-office. На рынке представлены комплексы ПО для обеспечения деятельности компании, которая имеет отношение к учету, финансам и реализации. Покупка таких автоматизированных комплексов поможет сэкономить средства на выплату заработных плат штату. Однако, такие решения больше подходят для ресторанного и гостиничного бизнеса, но не для крупных компаний, которые имеют многомиллионный оборот. В таким случаях, человека заменить все еще достаточно тяжело.

Бэк офис представляет собой специальный департамент, который занимается деятельностью с финансами, кадрами и другими организационными видами. От качества его работы зависит успех фирмы.

Определение терминов фронт-, миддл- и бэк-офис. Что представляет собой работа в бэк-офисе банка?

«Все профессии нужны, все профессии важны» — это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан. Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры – так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов. Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?

Определение фронт-офиса финансового учреждения

Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения. В банковской сфере такие работники занимаются обработкой заявок на открытие депозита или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д. То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.

Роль бэк офиса

Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).

Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.

Мы коротко рассмотрели бэк офис.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *