Должностная инструкция архивариуса

790 100976

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности архивариуса

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

  • знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  • выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  • в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  • просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
  • обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ — за нанесение материального вреда.

Требования к архивариусу.

Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.

Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.

Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.

Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.

В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.

Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.

Сколько получают архивариусы?

Зарплата архивариуса – это самый большой минус данной профессии, потому что получают они совсем немного. На данный момент зарплаты по России составляют примерно 15-22 тысячи рублей, но в некоторых регионах они составляют более 30 тысяч.

Оплата труда зависит от квалификации специалиста, от полученного им образования, от должности (старший архивариус в компании получает зарплату гораздо большую, чем обычный), компании, в которой он работает и региона, в котором он находится.

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Архивариус. Кто он?

Профессия предполагает работу на посту хранителя или сотрудника архивного отдела предприятия. Архивист производит обработку исполнительных документов, т.е. бумаг, которые требуется систематизировать и хранить определенное количество времени.

В зависимости от сферы деятельности предприятия и его документооборота в архивном отделе может работать как один сотрудник, так и целый коллектив.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

  • документовед;
  • библиотекарь;
  • музеолог;
  • специалист кадрового делопроизводства;
  • историк (историк-архивист);
  • делопроизводитель;
  • помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Где обучают профессии?

Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.

  1. Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
  2. В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
  3. 4 вуза в Екатеринбурге.
  4. По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
  5. По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.

Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

  • ведение, организация архива государственных учреждений;
  • обеспечение сохранности документов;
  • подготовка документации для хранения в архиве;
  • создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
  • составление справочно-поисковых систем;
  • распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
  • навыки реставрирования/консервации документов;
  • умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

  • уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
  • знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
  • уметь работать с большим количеством информации;
  • обладать грамотной речью, писать без ошибок;
  • владеть компьютером на хорошем уровне;
  • уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

  • терпеливостью;
  • усидчивостью;
  • внимательностью;
  • аналитическим складом ума;
  • сосредоточенностью;
  • любовью к систематизации и порядку;
  • пунктуальностью;
  • скрупулезностью;
  • организованностью;
  • дисциплинированностью;
  • самоконтролем.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

Данные актуальны на Май 2019 и взяты из сервиса «Яндекс Работа»

Основные положения

Архивариус — это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Положительные и отрицательные стороны

Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.

Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:

  • специальное образование не требуется;
  • физически не сложная умственная работа;
  • на рабочем месте всегда тишина и покой;
  • работник может проявить творческий подход к делу;
  • напряженность обстановки сведена к минимуму.

Без недостатков также не обходится:

  • невысокий порог заработной платы;
  • отсутствие карьерного роста;
  • самая скучная профессия.

Перспективы повышения

Как правило, получение новой должности для хранителя архива становится возможной только при наличии смежной профессии, к примеру, историка.

Если специалист постоянно обучается и совершенствует навыки, то вполне вероятно, что он станет руководителем архивного подразделения в учреждении, если подобная должность предусмотрена в штате.

Будущее профессии

Анализ современного трудового рынка агентством стратегических инициатив показал, что в ближайшее десятилетие профессия архивариус исчезнет совсем. Связано это с тем, что архивы и библиотеки полностью перейдут на хранение данных в оцифрованном виде. Нужную информацию можно будет отыскать за считанные секунды, находясь в любой точке мира.

Переживать не стоит. Управление архивами хоть и перейдет во всемирную паутину, но заниматься этим будут специалисты, имеющие опыт работы с архивами. Кроме того, оцифрованные подлинники вряд ли будут уничтожены.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *