Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-запроса .docСкачать образец письма-запроса .doc

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

  • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
  • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

  • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
  • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

  • почта;
  • курьер;
  • факс;
  • электронная почта;
  • вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

В этой статье я напишу как правильно писать жалобу(и иные обращения) Президенту России(в администрацию президента РФ), чтобы не было отписок, и возможности не ответить на Вашу жалобу, то есть Вы могли получить желаемый результат и получение помощи.

Очень часто наблюдаю картину, как люди пишут жалобы президенту на действия властей, нарушения закона, сразу напрямую. Часто обращаются ко мне, и я им объясняю, что нужно сделать, чтобы эту жалобу рассмотрели (и направили в Генеральную прокуратуру на особый контроль и проверку законности решений органов власти в Вашей ситуации) и не переслали вниз. Никогда не пишите Президенту сразу — это ошибка, в этом нет смысла, Вашу жалобу отошлют в Вашу районную администрацию, в нижестоящие инстанции(то есть по сути вы не добьетесь желаемого, а именно рассмотрением Вашего вопроса в администрации президента, а то и Президентом).

Давайте начнем — как правильно писать жалобы и с чего начать:

НАЧИНАТЬ писать жалобы СНИЗУ — ЭТО ВАЖНО.

Если начинаете жаловаться — сначала обращайтесь с жалобой в местную администрацию или прокуратуру(главе администрации), можно одновременно и в оба органа власти.

Вы мне скажите — да они делать ничего не будут уже другие жаловались. Да, возможно это так, но это делает для фиксации именно Ваших обращений(сохраняете оригинал с отметкой о принятии и датой принятия или почтовую квитанцию с датой).

Учтите — в законе четко указано, что любые обращения граждан, должны регистрироваться и рассматривать. Поэтому когда Вам говорят — «этим мы не занимаемся” они уже нарушают закон, не слушайте их. Говорите в ответ — по закону они обязаны принять обращение, зарегистрировать и если это не входит в их обязанности, то направить в соответствующий орган власти, в чьи обязанности это входит(мало того они обязаны в письменном виде известить Вас об этом). Все это предусмотрено в Федеральном ЗАКОНЕ от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Если они усмехаются и не берут жалобу — тут как я писал ранее важно можно при них позвонить в прокуратуру и сообщить об отказе в принятии и регистрации Вашего сообщения(уж поверьте после этого они примут), второй вариант — просто пойти на почту и направить все по почте(сохранить почтовый квиток).

далее ВЫШЕ — постепенно пишите жалобы.

Как вы поднимаетесь по ступенькам в жизни, так и здесь — районную, городскую, областную инстанцию — например Губернатору, и обязательно приложить копии нижестоящих органов власти, всем кому писали ранее.

Обращайтесь в областные органы власти, при этом прикладываете копии ответов нижестоящих органов(если ответов нет, то пишите про бездействие и нарушении закона об обращении граждан) и указываете на их ошибки и нарушения, и что вы хотите. Обязательно смотрите, что написали районный органы власти(и другие нижестоящие органы), и указывайте, где они не правы и где нарушили закон. Все это делает в письменном виде(прикладывать копии, а оригиналы оставлять у себя), чтобы они не смогли отвертеться — сказать, что Вы не обращались или они такого не говорили. Их письменные ответ — это доказательство, их вины при нарушении закона.

Каждый раз делайте паузу 30 дней при любом обращении(ждите ответ или его отсутствия — это тоже ответ)

Во время этой паузы и в конце можете позвонить и уточнить, что с Вашим обращением, если они не ответили в течении 30 дней(с момента ее получения) и не пояснили ничего — не ждите ответа, пишите выше(и указывайте на то что не ответили — это нарушение).

Жалоба (заявление) к Президенту

Только после того, что я указал выше можете писать Президенту Путину В.В.. Обязательно прикладываете, все копии ваших жалоб и ответов, которые были Вам даны ранее — указываете, в чем они не правы по закону в своей жалобе Президенту и что вы хотите.

Если ответов не было пишите об этом, и прикладывайте копии почтовых квитанций(как указал выше) или копии Ваших жалоб с отметкой о принятии(с датой) — это полноценные доказательства.

В этом случае к Вашему заявлению будут приложено ответы нижестоящих инстанции(отослать вниз вашу жалобу не могут) и если нарушение закона на лицо, то будут приняты меры и Вам помогут. И все это будет направленно сверху(возможен выезд проверяющих из Москвы, в том числе и из Генеральной прокуратуры) и уже местные власти не смогут договорится и скрыть нарушение закона, если он имело место.

И у Вас два Варианта на данный момент для письменного обращения к Президенту:

  • в электронной приемную (через интернет) вот ссылка на электронную приемную — ЖМИТЕ СЮДА.
  • по обычной почте(письмом) — Адрес для отправки обращений обычной почтой: ул. Ильинка, д. 23, 103132, Москва, Россия

если отправили и хотите узнать результат — то звоните по телефону 8 495 625 35 81

Обязательно укажите свой сотовый или иной номер для связи, и адрес для обратной связи почтовый(и электронную почту по возможности).

Это самое главное, делать все постепенно и иметь терпение и оно будет вознаграждено.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *