Какие бывают структурные подразделения организации

Актуально на: 20 сентября 2019 г.

АУП расшифровывается как «административно-управленческий персонал». Отнесение конкретных работников к АУП важно с точки зрения бухгалтерского учета, формирования затрат и налогообложения.

АУП: расшифровка

Действующим законодательством не раскрывается понятие АУП, единое для всех организаций. Однако в отдельных отраслевых нормативных документах можно найти определения АУП. Так, административно-управленческий персонал — это:

  • категория руководителей и специалистов, осуществляющих общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение (Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9);
  • работники, занятые управлением (организацией) оказания услуг (выполнения работ), а также выполняющие административные функции, необходимые для обеспечения деятельности (Приказ Минкультуры от 30.12.2015 № 3453);
  • руководители, работники финансовых, экономических, маркетинговых и иных служб (Письмо ФНС РФ от 25.06.2009 № ШС-22-3/507@);

Приведенные определения АУП позволяют выявить общие характеристики таких работников. Так, к АУП можно отнести работников, которые осуществляют общее руководство организацией и ее структурными подразделениями, а также выполняют административные функции. Конкретный перечень структурных подразделений и работников, относящихся к АУП, организация может установить самостоятельно.

Структурное подразделение организации — что это такое?

Сотрудника организации чаще всего можно отнести к какой-либо группе: административной, производственной, финансовой, исследовательской и т. д. Так определяется его индивидуальная область задач. При этом, если в малой фирме обязанности целого подобного сектора способен взять на себя один человек, то в достаточно большой корпорации необходимо целое слаженно функционирующее подразделение.

Это понятие подразумевает самостоятельную часть общего целого. Каждое структурное звено работает с определёнными внутренними законами, имеет конкретного начальника, обязанности и несёт ответственность за свою долю работы. Наличие такой системы позволяет создать прочную иерархию всего предприятия, что делает процесс управления им намного проще и удобнее. Любые изменения в политике этой штатной единицы, её расписании и прочих подобных организационных моментах контролируются ответственным лицом и не требуют утверждения в вышестоящих инстанциях. Но вместе с этим крайне важно для всей фирмы грамотно выстроить взаимодействие всех подразделений друг с другом.

Какие бывают структурные подразделения в организации?

В первую очередь можно разделить структурные единицы на внутренние и обособленные. Первые не обладают всеми признаками организации и существуют исключительно как часть общего предприятия. В свою очередь, вторые часто даже находятся не только в отдельном здании, но и в другом городе и даже стране (филиал, представительство и т. д.).

Основной же классификацией считается следующее разделение:

1. Управления. Эти подразделения занимаются исключительно административными обязанностями. Они контролируют весь рабочий процесс и генерируют новые задачи для каждой отдельной группы. Фактически управления являются одним из немногих структурных элементов, в которых исключено появление каких-либо сотрудников производства. В этой нише трудятся менеджеры, управляющие, бухгалтеры и т. д.

2. Отделения. Присутствуют не во всех типах организаций. В зависимости от сферы деятельности могут различаться по территориальному и функциональному признаку. В первом случае чаще всего встречаются в банковском и страховом деле. Так, у каждого района города существует собственное отделение банка, к которому принадлежат («привязаны») его жители. Обычно такая система наблюдается в государственных учреждениях. Во втором случае с помощью отделений становится возможным обслуживание клиентов по конкретным узконаправленным вопросам. Лучшим примером, поясняющим подобную специфику, является система здравоохранения, где каждое отделение отвечает за определённую группу больных.

3. Департаменты. По значимости занимают второе место после управлений. В них также не бывает производственных служащих, а характер деятельности является чисто административным. Департаменты наиболее часто встречаются в сфере государственного управления, где занимаются контролем исполнения всех принятых и существующих законов, правил и норм.

4. Отделы. Самый распространённый вид структурных единиц предприятия. Отделы необходимы как раз для разделения направлений деятельности и основных функциональных обязанностей между работниками. Так существуют отдел кадров, производственный и финансовый отделы, юридический, контроля качества и прочие. В каждом из них установлен собственный режим, цели и нормы. Причём в зависимости от величины всей корпорации могут встречаться как самостоятельные виды подразделений, так и входящие в сферу влияния управлений и департаментов.

5. Службы. Равно как и отделы, данные элементы обособлены по определённой функциональной принадлежности. Отличие состоит лишь в том, что службы больше похожи на обособленные структурные единицы. Они работают не в одной конкретной организации, а предоставляют свои услуги согласно договору, который может быть заключён с любым другим предприятием. Ярким примером может послужить служба безопасности, выполняющая конкретную задачу для предприятия-сотрудника. При этом она подчиняется собственному внутреннему протоколу и имеет свою автономную структуру управления.

6. Бюро. По представлению очень похожи на отделы. Различие лишь в том, что бюро является всё-таки меньшей по значимости и уровню единицей и может заниматься исключительно информационной, документарной и административной деятельностью. В круг решаемых задач входят очень узкие конкретные вопросы, список которых, кстати, тоже довольно мал.

Все перечисленные подразделения можно разделить и на более мелкие сегменты: цеха, секторы, участки, группы. С их помощью можно добиться ещё большей эффективности, однако, в этом вопросе решающую роль играет успешное построение всей системы и правильное продвижение общей политики предприятия.

Начальник юридического отдела

Начальник данного отдела подчиняется исключительно генеральному директору. В число его подчиненных входят все работники юридического отдела. Цель деятельности начальника – формирование и дальнейшее управление в отношении юридической службы компании. Рассматриваемый сотрудник выполняет следующие функции:

  • Подбор и дальнейшее обучение работников юридической службы.
  • Оформление организационной структуры предприятия в юридическом плане.
  • Формирование стандартов внутренней корпорации.
  • Создание документооборота по разработанным корпоративным юридическим стандартам.
  • Организация юридического обучения сотрудников компании.
  • Осуществление правовой экспертизы проектов различной документации юридического характера, подготовка которых осуществляется на предприятии.
  • Организация подготовки заключений в соответствии с правовыми вопросами, возникающими в процессе деятельности структуры.
  • Представление интересов предприятия в судебных органах, а также общественных и государственных объединениях при изучении вопросов правовой направленности.
  • Контроль и принятие мер по взысканию задолженности по дебету в соответствии с ранее оформленными договорами.

Требования к специалисту в плане квалификации и опыта:

  • Юридическое образование (желательно высшее).
  • Опыт работы по соответствующей специальности более пяти лет.
  • Знание английского на среднем уровне.
  • Опыт в ведении переговоров и досудебном разрешении вопросов.
  • Готовность к выездам и командировкам.
  • Наличие знаний в следующих правовых сферах: гражданское, налоговое, административное, корпоративное, арбитражное и иные отрасли права.

Диспетчер

Диспетчер подчиняется непосредственно руководителю производственной деятельности, но не имеет подчиненных. Основной целью его работы является оперативное регулирование производственного процесса и иных видов деятельности структуры. Диспетчер выполняет следующие функции:

  • Контроль наличия запасов, которые необходимы для бесперебойного процесса производства подразделений компании (комплектующие, материалы, транспорт, оборудование).
  • Организация оперативного контроля за производственным процессом, сдача готового продукта, выполнение работ или услуг по графику процесса производства.
  • Ведение диспетчерского журнала, формирование отчетных рапортов и иной технической документации в плане производственного процесса.

В случае диспетчера уместны следующие требования в отношении квалификации и опыта:

  • Наличие среднего профессионального образования.
  • Знания в области планирования производства на предприятии.
  • Стрессоустойчивость, коммуникабельность.

Секретарь генерального директора

По-другому должность может именоваться как персональный помощник или секретарь-референт. Сотрудник подчиняется директору по персоналу или же генеральному директору. Подчиненных у секретаря генерального директора нет. Основной целью работы секретаря-референта является качественное обеспечение административной поддержки директорской структуры. Персональный помощник занимается выполнением следующих задач:

  • Обеспечение надлежащего документооборота.
  • Организация дня директора в рабочем плане.

Секретарь-референт главным образом выполняет следующие функции:

  • Составление расписания для генерального директора, организация деловых встреч и командировок.
  • Редактирование, перевод и оформление деловых писем и документации.
  • Обеспечение контроля входящей корреспонденции и телефонных звонков.
  • Подготовка и оформление деловых писем, отчетов, прочей документации.
  • Организация взаимодействия между директором и иными работниками структуры.
  • Контроль качества подготовки, правильности составления, последующего согласования и утверждения документации, представляемой на подпись непосредственно директору организации.
  • Организация работы приемной генерального директора.
  • Выполнение отдельных поручений руководителя.
  • Сопровождение руководителя в деловых поездках.

Актуальными требованиями к опыту и квалификации в данном случае являются:

  • Наличие высшего образования.
  • Знание иностранного (желательно английского) языка.
  • Отличное пользование ПК.
  • Высокий уровень в отношении делового этикета.
  • Опыт работы не менее двух лет.
  • Презентабельная внешность, коммуникабельность.

Функции сотрудников АУП

Поскольку административно-управленческий персонал — это определенная группа сотрудников, она имеет соответствующие функциональные обязанности, к которым относятся:

  1. организовывать процесс взаимодействия между разными подразделениями внутри компании, а также создавать внешние коммуникативные связи между организацией, государственными органами и контрагентами;
  2. разрабатывать финансовые планы компании в соответствии с ее текущей деятельностью и стратегическим планированием;
  3. обеспечивать нормальные условия труда и отдыха для всех сотрудников предприятия;
  4. заниматься вопросами охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности в организации;
  5. вести деятельность, связанную с сохранностью документов на предприятии, в том числе комплектовать и сдавать в архив;
  6. координировать деятельность сотрудников, входящих в иные группы персонала предприятия, к примеру, производственных рабочих, диспетчеров, дворников и т.д.

В зависимости от того, какие трудовые функции необходимо осуществлять на предприятии, определяется штат АУП, который утверждается руководителем.

Общие черты

Несмотря на то что административно-управленческий персонал зачастую подразумевает под собой лишь начало роста, многие люди строят успешную карьеру и получают профессиональное признание именно в данной сфере. Такие сотрудники не станут называть эту работу не требующей соответствующей квалификации и предельно легкой. Какие же обязанности, как правило, выполняет служба? Административный персонал выполняет целый ряд задач, связанных с организацией основополагающих бизнес-процессов. Среди них следующие пункты:

  • Ведение делопроизводства.
  • Контроль в плане исполнения распоряжений и приказов руководителя для разных департаментов и отделов.
  • Административно-управленческий персонал занимается обеспечением социально-бытового, хозяйственного и материально-технического обслуживания структуры.
  • Организация и последующее проведение ремонта в офисе при необходимости.
  • Организация переездов.
  • Административный персонал – это сотрудники, которые обязаны налаживать взаимодействие со службами эксплуатации.
  • Взаимодействие с арендодателями.
  • Организация и последующее проведение корпоративных мероприятий. Важно дополнить, что в данном случае административный персонал осуществляет лишь дополнительное содействие.

Важно отметить, что данный перечень может конкретизироваться и дополняться в зависимости от потребностей и задач компании.

Как учесть расходы на АУП

Учет затрат на АУП (заработная плата, отчисления на социальные нужды, материальные расходы и иные затраты) отражаются на счетах учета затрат, не связанных с производством товаров, выполнением работ или оказанием услуг. Как правило, для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), по дебету которого и собираются затраты, связанные с содержанием АУП.

Отнесение тех или иных работников к АУП может влиять на величину себестоимости продукции (работ, услуг), если, например, общехозяйственные расходы напрямую относятся на счет учета продаж.

В торговых организациях расходы на АУП могут отражаться на счете 44 «Расходы на продажу».

Влияние АУП на налогообложение

Особенно принципиальным вопрос об отнесении работников к АУП становится при совмещении разных налоговых режимов или ведении различных видов деятельности при ЕНВД, если величина налога при данном спецрежиме зависит от количества работников.

Ведь отличительная особенность работников АУП в том, что они не связаны с конкретным видом деятельности организации. Следовательно, при ведении нескольких видов деятельности в рамках ЕНВД, когда физический показатель – это количество работников, сотрудников АУП необходимо распределять между видами деятельности пропорционально средней численности работников, непосредственно занятых в каждом из «вмененных» видов деятельности (Письма Минфина от 25.10.2013 № 03-11-06/3/45218, от 23.11.2012 № 03-11-06/3/80, от 25.10.2011 № 03-11-11/265).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *