Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Цели обучения — познакомить студентов:

  • с основными понятиями делопроизводства;
  • с правилами составления документов;
  • с правилами составления электронных бланков документов.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА, ДОКУМЕНТОПОТОКА

Информационные связи предприятия и документопотоки

Свойства управленческой информации

Основные понятия делопроизводства

Функции документа

Основные задачи делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Основные нормативные документы

Классификация документов

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Установка формата бумаги и размеров полей

Общая структура документа

Основные реквизиты документов

Перечень реквизитов документа по ГОСТ 6.30-2003

Обязательные реквизиты

Расположение реквизитов на бланке документа

Разработка электронных бланков документов

Версия для печати
Хрестоматия
Практикумы
Презентации

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

  • управленческая,
  • экономико-статистическая,
  • научно-техническая,
  • юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

  • состояние системы или
  • принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

  • регистрация первичной информации или принятого решения,
  • передача,
  • обработка,
  • хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

  • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
  • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

  1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
  2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
  3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
  4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

  • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
  • регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
  • систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

  • Законодательные и правовые акты РФ
  • ГОСТы – государственные стандарты,
  • Нормативные документы
  • Классификаторы
  • ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
  • Отраслевые стандарты
  • Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
  • Должностные инструкции

    Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Виды классификации

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

  • устав предприятия;
  • описание его структуры;,
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

  • приказы,
  • распоряжения и
  • решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
  • трудовые книжки,
  • индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
  • личные дела,
  • лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

  1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
  2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
  3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

  • письменный;
  • текстовый;
  • рукописный;
  • машинописный;
  • электронный;
  • изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние — о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

  • типовые;
  • трафаретные;
  • индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Официальным документом является бумага, имеющая сразу 2 отличительных признака: официальность и способность к представлению. Первый признак обозначает то, что документ может находиться в официальном документообороте: вышедшая из стен любого из официальных органов субъектов РФ, такая бумага подтверждает или отрицает наличие отношений, прав и пр., влияющих на сферу порядка управления.

Способность документа к предоставлению – это свойство документа лицу, которое использует такую бумагу, предоставлять права или же освобождать от обязанностей как самого предъявителя такого официального документа, так и иных лиц. Но даже при условии отсутствия речи о каких-либо правах документ может быть наделен представительным качеством.

В юриспруденции определения официальных документов касаются два правовых акта – ст. 292 УК РФ и ст. 327 УК РФ. Судебная практика позволила выделить 3 разновидности официальных бумаг, к первой из них можно отнести те, что исходят от официальных субъектов. Вторая группа объединяет бумаги, которые представляют такому субъекту для вступления в права или ради освобождения от функций, а третья охватывает внутренние бумаги субъекта. На особом счету персональные документы, удостоверяющие личность человека и гражданина.

Официальные документы – не только те, которые напечатаны на бумаге, но и в электронном виде, но при наличии электронно-цифровой подписи официального лица. Особенно распространены официальные документы в их электронной версии при предоставлении госуслуг в онлайн-режиме. Документ не теряет статуса официального, если удостоверен нотариально, в случае если нотариус имеет должную степень квалификации.

Все официальные документы архиважные, именно поэтому их часто подделывают от имени госорганов и должностных лиц, их представляющих, выдавая в корыстных целях за действительное содержание таких бумаг.

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В таблице приведены размеры полей по ГОСТ.

Таблица 1

Размеры полей по ГОСТ 2003

Поля

ГОСТ, мм

Левое

Правое

Верхнее

Нижнее

Общая структура документа

Каждый документ имеет три основные части ( рис. 2 ).

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть делится, в свою очередь, на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Рис. 2

Основные реквизиты документов

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги.

Реквизит — информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

ГОСТ 6.30 определяет:

  • состав реквизитов документа;
  • их местоположение в документе;
  • правила оформления.

Перечень реквизитов документа по ГОСТ 6.30-2003

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле (2003 — новое место расположения );

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Обязательные реквизиты

08 — наименование организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

18 — заголовок к тексту;

20 — текст документа;

22 — подпись.

Расположение реквизитов на бланке документа

Наименование организации
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
ДД.ММ.ГГГГ
На № от ДД.ММ.ГГГГ
Заголовок к тексту (не более двух строк)
Основной текст документа

Должность

(подпись)

И.О. Фамилия

Таблица 2

Сравнение ГОСТов 97, 2000 и 2003 годов и стандарта предприятия по составу реквизитов

Стандарт

(ГОСТ 97)

Изменяется количество реквизитов

Не сохраняется нумерация отдельных реквизитов

Появляются одни реквизиты, удаляются другие

Сохраняется преемственность в расположении и правилах оформления

Как видно на схеме, все реквизиты располагаются либо в заголовочной части документа, либо в оформляющей. В основной части документа — только реквизит 20 (текст).

Большая часть — в левой стороне заголовочной части. Заголовочная часть документа называется «шапкой» документа.

В зависимости от типа и назначения документа он может содержать не все реквизиты.

Некоторые реквизиты взаимоисключающие друг друга, т. е. не могут присутствовать в документе одновременно, например реквизиты 15 (адресат), 16 (гриф утверждения документа).

Разработка электронных бланков документов

Домашнее задание — разработать документ «Зоны реквизитов».

  1. Прочитать по ГОСТ 6.30 правила оформления основных реквизитов.
  2. Создать новый документ.
  3. Установить поля документа Файл/Параметры страницы. Установить параметр «по умолчанию».
  4. С помощью меню Таблица оформить области заголовочной и оформляющей части в виде табличной структуры с невидимыми границами.
  5. Оформить в соответствующих областях реквизиты 08, 09, 11, 12, 13, 18, 20, 22, 30 (написать названия реквизитов в соответствующих местах и применить к ним рекомендуемое форматирование).
  6. Сохранить документ как шаблон с именем Бланк внеш.
  7. Защитить бланк паролем.
  8. На основе шаблона Бланк внеш разработать шаблон Бланк внутр. Удалить реквизиты 09, 13. Вставить реквизиты 10, 15.

Параметры форматирования реквизитов

  1. Тип шрифта одинаковый для всех элементов — Times New Roman.
  2. Название предприятия — размер 12 пт (для длинных названий можно 10 пт), полужирное, по центру.
  3. НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА — размер 14 пт, полужирное, по центру, буквы прописные.
  4. Справочные данные об организации — размер 12 пт (можно 10 пт), влево.
  5. Даты и номера документов, заголовок к тексту — размер 12 пт, выравнивание влево в своей области.
  6. Между логическими областями — увеличенный отступ.

Для самостоятельной работы

  1. Сформулировать краткие выводы по изученному материалу.
  2. Пройти тест «СЭД Тема 2» в системе ВУОКСа.

Версия для печати

Перейти к версии для печати

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *