Расчетный лист по заработной плате: расшифровка и описание

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника о том, каким образом рассчитана его заработная плата. А именно о том, как учтены при ее исчислении оклад, надбавки, различные удержания и прочие показатели.

На уровне федеральных нормативных актов не определено, каким образом должно осуществляться такое информирование (за исключением указанного предписания предоставлять информацию работнику в письменном виде). На практике это происходит посредством предоставления работнику расчетного листка по зарплате. В нем отражаются все необходимые сведения.

Листок может быть представлен в бумажном или электронном виде (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом порядок применения электронного способа выдачи листков (например, посредством отправки на корпоративный e-mail сотрудника) должен быть закреплен в трудовом договоре или локальном нормативе.

Выдавать листок достаточно при выплате последней части зарплаты (после всех выплаченных авансов). Отдельный расчетный лист оформляется при увольнении.

Расчетный лист и персональные данные

В расчетном листе по заработной плате отражаются данные о доходах физического лица. Такие данные относятся к персональным и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер или другой ответственный сотрудник, предоставляющий (рассылающий) работникам расчетные листы, будет лицом, ответственным за неразглашение сведений, отражаемых в таких листах. Данная функция ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Безопасная с точки зрения закона 152-ФЗ передача расчетных листов по заработной плате может быть осуществлена:

  • если листки бумажные — в отдельном кабинете (в бухгалтерии) при поочередном его посещении сотрудниками;
  • если листки электронные — посредством их отправки на e-mail, принадлежность которого конкретному лицу достоверно установлена.

Не лишним будет запросить у работника отдельное разрешение на обработку персональных данных, представленных сведениями о доходах — несмотря на то, что в соответствии с подп. 2.3 п. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ работодателям можно не запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников. Дело в том, что доступ работодателя к таким данным может потребоваться и после увольнения работника (например, при подготовке запрошенной им справки об удержаниях).

Организовать оборот расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и иных норм — ответственная задача. Изучим, на что предприятию имеет смысл обратить внимание при ее решении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Внимания заслуживают следующие обстоятельства:

1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.

Однако при рассылке расчетных листов в электронном виде их получение может подтверждаться только при использовании квалифицированной ЭЦП — как аналога собственноручной подписи (п. 1 ст. 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

На практике это может означать отправление работником бухгалтеру копии файла расчетного листа, которая подписывается применяемой в фирме криптографической программой.

Порядок применения ЭЦП, как мы отметили выше, закрепляется в отдельных положениях трудового договора или локального норматива, регламентирующего оплату труда на предприятии. В частности, в таких положениях может быть указано, что при неиспользовании ЭЦП работнику следует явиться в бухгалтерию и получить бумажный вариант листка.

3. Форму расчетного листа работодатель утверждает:

  • с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
  • в соответствии с локальными нормативами, регулирующими оборот кадровых документов.

Если работникам выдается расчетный лист, не прошедший установленную законом и локальным нормативом процедуру утверждения работодателем, то его выдача приравнивается к невыдаче (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). В этом случае в отношении работодателя могут быть применены штрафные санкции.

В какие сроки его изготавливают, подписывают и подшивают в дела

Расчетный лист подготавливают бухгалтеры или инспекторы по кадрам (в зависимости от политики компании) 1 или 2 раза в месяц (период). В этих целях пользуются типографскими бланками (редко) или программой 1С (или ее аналогами). Рукописные бумаги уже практически не используются. Распечатанный же вариант готовится следующим образом:

  1. Уполномоченный сотрудник проверяет данные, внесенные в систему.
  2. Заполняет недостающие графы.
  3. Выводит на экран предварительный бланк.
  4. Распечатывает лист при отсутствии ошибок и достоверности информации (формируется автоматически).

Далее с бумагами знакомят заинтересованных лиц. Это профсоюзные участники, сами работающие граждане, руководство, главный бухгалтер. При утверждении бланк подписывают и доводят до сведения работающих.

Важным реквизитом является печать, зарегистрированная в законном порядке. Именно после ее проставления бумага будет иметь юридическую силу.

Информация по листкам хранится в бумажном и электронном виде. Здесь важны нормы Федерального закона об архивном деле. Такие бумаги должны храниться у работодателя не менее 5 лет. В любой момент государственные служащие могут запросить информацию. Разрешается вести специальный журнал, который должен иметь уникальный номер по номенклатуре дел.

Работодателю разрешается пересылать при необходимости копии таких листов по электронной почте. Запрос может исходить от сотрудника или представителя уполномоченного органа.

При подобных действиях рекомендуется руководствоваться также Приказами Минтруда РФ, судебными прецедентами. Бывают ситуации, когда у работодателя (ИП) не имеется печати. Работника знакомят с документом и выдают ему заработок. Но опротестовать сумму уже не получится.

Судебный орган потребует доказательств того, что лист был выдан именно данной организацией. В подобных случаях работникам не следует соглашаться с недобросовестными руководителями. Нужно требовать наличия всех обязательных реквизитов на бланке.

Проще дело обстоит при наличии представительного органа. Зачастую они встают на сторону трудящихся и защищают их права. При несогласии профсоюза в любых трудовых вопросах руководство не может игнорировать мнения. Работающие имеют полное право собрать конференцию, на которой будут изложены текущие проблемы и недоработки.

При подписании протокола заседания секретарем представительного органа изменения подлежат удовлетворению. В максимально короткие сроки руководство должно предложить методы решения проблем. В противном случае возможны штрафные санкции, неустойки, судебные разбирательства.

При отказе самого трудящегося подписать лист (при соблюдении норм права) работодатель должен сделать пометки об этом (фиксация факта). Это запись будет служить гарантией уведомления сотрудника. Ответственность в таком случае для компании не наступает.

Использование кодов и цифр для проведения начислений

Формы, установленной законодательно, не имеется. В помощь бухгалтерам была создана система 1С, на которой работает больше половины сотрудников в России. Электронная форма формируется автоматически и содержит следующие позиции:

  1. Начислено.
  2. Удержано.
  3. Выплачено.
  4. К выплате.

Многие компании применяют порядок указания специальных кодов и цифр. Подобные шифровка и расшифровка должны быть известны на предприятии. В противном случае «закодированный» документ никто не сможет понять и прочесть.

В графах «Начислено» должны содержаться все рассчитанные суммы. Это оклад, отпуск, премии, больничный, выслуга лет, классный чин и другие пункты.

В графе «Удержано» указано на вычеты в пользу различных бюджетов. Зачастую речь здесь идет об НДФЛ или алиментах на детей.

В строке «Выплачено» указана та сумма, которая поступила сотруднику (лично в руки или на личный счет). Здесь также может быть указано про авансы.

Иные нюансы по заработной плате содержатся в нормах Трудового кодекса РФ, законах субъектов РФ.

Сохранение конфиденциальности информации

Перед выдачей денежных средств каждый сотрудник должен расписаться в документе. Данные частных организаций в отношении заработка граждан не подлежит защите.

Работники видят, под какой именно суммой расписался их товарищ. В государственных же учреждениях правила могут быть иными. Это должно быть указано во внутренней документации.

Третьим лицам предоставляют сведения только по требованию. Это заинтересованные лица физические лица (заявители по алиментам) или государственные органы (ФНС, ФССП и другие).

Вся информация, занесенная в базу на ПК должна иметь доступы для работников, а также защищена от несанкционированных взломов. В этих целях применяют различные антивирусные программы.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
  • работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.

Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:

  • штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
  • штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.

Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?

Как выглядит расчетный листок и где можно скачать образец?

Унифицированной формы документа, о котором идет речь, федеральным законодательством не утверждено. В целях включения данной формы в кадровый документооборот работодатель вправе задействовать собственные бланки. При этом их нужно составлять, учитывая тот факт, что в нем должен приводиться перечень сведений, поименованных в ст. 136 ТК РФ.

Общераспространенным можно назвать формат расчетного листка, в котором указываются:

1. Расчетный месяц.

2. Ф. И. О., должность получателя зарплаты, подразделение, в котором он работает.

3. Сведения о суммах, из которых складывается зарплата. Например:

  • об окладе;
  • о надбавках;
  • о премиях.

4. Сведения об НДФЛ.

5. Сведения об удержаниях (например, алиментах по исполнительному листу).

6. Сведения о выданных авансах.

7. Сведения о сумме, которая подлежит выплате по состоянию на конец расчетного месяца (с учетом аванса и удержаний).

Отметим, что в отношении расчетного листка законом не установлено требований по его заверению подписью какого-либо из ответственных лиц фирмы-работодателя или печатью. Но документироваться могут, как мы уже знаем, факты получения расчетных листов работниками.

Скачать бланк расчетного листка по заработной плате вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.

Скачать бланк

Итоги

Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.

Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:

  • «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
  • «Расчет зарплаты работникам — порядок и формула».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *