Системный подход к управлению

Ситуационный подход сложился в США в конце 1960-х гг. Он полемизирует со школами (классической, школой человеческих отношений, системным подходом), представители которых пытались сформулировать универсальные принципы управления для обеспечения эффективного функционирования организаций. Представителями являются Ф. Каст, Г. Кунц, П. Лоуренс, Дж. Лорш, Д. Розенцвей, Дж. Томпсон и др.

Ситуационный подход представлен различными ситуационными теориями, которые занимают заметное место среди «синтетических» учений об управлении. Суть данных теорий состоит в том, что результаты одних и тех же управленческих действий в различных ситуациях могут очень сильно отличаться друг от друга. Поэтому, осуществляя все необходимые управленческие действия, такие как планирование, контроль и т.п., менеджеры должны исходить из того, в какой ситуации они функционируют.

В основе ситуационного подхода лежит концепция, которая утверждает, что оптимальное и эффективное управление возможно только при таких условиях, когда внутреннее функционирование организации четко согласовано с требованиями стоящей перед ней задачи, ее техническим оснащением, потребностями персонала (внутренние переменные) и внешним окружением (внешние переменные, причем с учетом тех конкретных обстоятельств, в которых находится данная система в определенное время). Иными словами, ситуативный подход предполагает использование такого метода, который лучше всего отвечает потребностям возникшей ситуации. Он также фокусирует внимание на отношениях между внутренней и внешней средой организации. Пример: КСО и кризис.

Ситуационные теории управления дают рекомендации относительно того, как следует управлять в конкретных ситуациях. При этом выделяется четыре обязательных шага, которые должны быть осуществлены для того, чтобы добиться эффективного управления в каждой конкретной ситуации.

Во-первых, управление должно уметь осуществлять анализ ситуации с позиций ее специфики и требований, предъявляемых к организации.

Во-вторых, должен быть выбран соответствующий подход к осуществлению управления, который в наибольшей степени и наилучшим образом соответствовал бы требованиям ситуации, выдвигаемым к организации.

В-третьих, управление должно создавать потенциал в организации и необходимую гибкость для того, чтобы можно было перейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации.

В-четвертых, управление должно произвести соответствующие изменения, позволяющие адаптироваться к ситуации.

В целом, если системный подход придает особое значение объединению связей между различными организациями, то заострив внимание на характере этих связей, ситуационный подход актуализировал эту проблему. В результате ситуационный подход сегодня является передовым подходом в управленческой мысли.

Однако и этот подход подвергается критике. Некоторые считают, что у него недостаточное теоретическое обоснование, которое проявляется в отсутствии базы для познания, недостаточной прогностической способности и инициативности. С другой стороны, его защитники утверждают, что самый полезный ответ на вопрос «Как мы будем делать это?» является: «Это все зависит от…».

В ситуационном подходе прежде, чем принять управленческое решение, каждая ситуация рассматривается с позиций определения ее уникальных свойств. Это заметно контрастирует с ранними подходами, которые имели тенденцию к универсальным принципам, которые часто были неприменимы к специфическим ситуациям. Прежде чем применить какой-либо подход, следует проанализировать ситуацию, все разнообразные школы управленческой мысли, и затем определить, какая комбинация управленческих методов окажется наиболее подходящей.

С точки зрения экономики организации наиболее существенные научно-методические результаты были получены в рамках ситуационного подхода: формы, методы, системы, стили управления должны существенно варьироваться в зависимости от сложившейся ситуации, т.е. центральное место должна занимать ситуация. Это конкретный набор обстоятельств, которые значительно влияют на организацию в данное конкретное время.

Значение системного и ситуационного подходов в том, что вместо прежних претензий найти самый эффективный, пригодный для всех случаев жизни способ управления они делают попытку интегрировать в систему управления отдельные, более эффективно действующие компоненты, разработанные школами управления, которые исторически предшествовали им, путем сочетания отдельных приемов с учетом изменяющихся условий. Нет ни одного самого лучшего способа планирования, или способа руководства, или способа организации группы для совместных действий, или способа контроля деятельности организации.

Чтобы эффективно управлять, следует знать все существующие или, по крайней мере, большинство способов, уметь применять каждый из них в конкретном месте и конкретной ситуации. Самые лучшие методы управления можно выбрать и осуществлять только после того, как ознакомишься с конкретными обстоятельствами, в которых придется действовать.

Введение

По мере того, как развивается промышленная революция, рост
крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей
относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять.
Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения
эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической
школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория
системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.

В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода
к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.

Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который,
с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений
из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед
необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в
изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде
под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих
определенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование
нового подхода в науке — системного подхода.

Системный подход как обще методический принцип используется в
различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой
(гносеология — раздел философии, изучающий формы и методы научного познания)
является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог
Л.Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал
изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге
«Современная теория развития» (1929). В этой книге он разработал системный
подход к изучению биологических организмов. В книге «Роботы, люди и сознание»
(1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной
жизни. 1969 — «Общая теория систем». Берталанфи превращает свою теорию систем в
общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске
структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из
которых, можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода :

  • Системный подход — форма методологического знания, связанная с
    исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
  • Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета:
    изучение самого предмета — «собственный» уровень; изучение этого же предмета
    как элемента более широкой системы — «вышестоящий» уровень; изучение этого
    предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами —
    «нижестоящий» уровень.
  • Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в
    единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и
    отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.
  • С учётом сказанного определим понятие системного подхода :

  • Системный подход — это подход к исследованию объекта
    (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы,
    внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на
    исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя
    из общего предназначения объекта.

    Можно также сказать, что системный подход — это такое
    направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе
    которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной
    социально-экономической системы.

    Обратимся к истории.

    До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители,
    министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией,
    опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие
    решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать
    пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой
    объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в
    управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам.
    Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого
    решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации
    полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно
    после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

    Таким образом, ситуативный подход — это ориентация на
    ближайший положительный результат («а дальше видно будет…»). Мыслится, что
    «дальше» опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но
    решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только
    ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

    Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот
    (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер
    вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он
    фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

    Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам
    неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и
    оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта
    заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом,
    когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС
    часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.
    Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и
    должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

    Далее рассмотрим основные принципы системного подхода
    (системного анализа):

    1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как
      единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
    2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере,
      двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня —
      элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере
      любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет
      собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна
      подчиняется другой.
    3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их
      взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило,
      процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных
      элементов, сколько свойствами самой структуры.
    4. Множественность, позволяющая использовать множество
      кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных
      элементов и системы в целом.

    Организационная система: основные элементы и типы

    Любая организация рассматривается как
    организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное
    количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В
    истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

  • Первая попытка строилась на идее целесообразности. Организация — есть
    целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.
  • Организация — социальный механизм для реализации целей (организационных,
    групповых, индивидуальных).
  • Организация — гармония, или соответствие, частей между собой и целым.
    Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.
  • Организация — целое, которое не сводится к простой арифметической сумме
    составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы
    своих частей (всё зависит от эффективности связей).
  • Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной
    теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают
    решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают
    организацию.
  • Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть
    определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество
    индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе
    определённых процедур и правил.

    Исходя из данного ранее определения системы, определим
    организационную систему.

    Организационная система — это определённая совокупность
    внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

    Основными элементами организационной системы (а значит и
    объектами организационного управления) выступают:

  • производство
  • маркетинг и сбыт
  • финансы
  • информация
  • персонал, человеческие ресурсы — обладают системообразующим качеством, от
    них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.
  • Эти элементы являются основными объектами организационного
    управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

    Люди . Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и
    интеграции человеческой деятельности.

    Цели и задачи . Организационная цель — есть идеальный проект
    будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и
    их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация-
    инструмент для достижения целей.

    Организационная структура . Структура — это способ объединения
    элементов системы. Организационная структура — есть способ соединения различных
    частей организации в определённую целостность (основными видами организационной
    структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т.
    д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

    Специализация и разделение труда . Это тоже объект
    управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на
    составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

    Организационная власть — это право, способность (знания + навыки)
    и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и
    реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для
    реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию координации и
    интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать
    не может. Организационная власть — не только субъект, но и объект управления.

    Организационная культура — присущая организации система традиций,
    верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми.
    Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо.
    Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

    Организационные границы — это материальные и
    нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации
    от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен
    обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру
    — значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами — значит
    вовремя их очерчивать.

    Организационные системы можно разделить на закрытые и
    открытые:

    Закрытая организационная система — это та система,
    которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней
    средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример — натуральное хозяйство.

    Открытая организационная система имеет связи с внешней
    средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней
    средой.

    Таким образом, организация как система представляет собой
    совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее
    единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой
    системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей
    среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования
    т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с
    помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и
    услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

    Значение системного подхода в управлении

    Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры
    могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом,
    если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального
    директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое
    равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей
    организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю
    систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход
    помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет
    средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

    Современный руководитель должен обладать системным мышлением,
    так как:

  • менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный
    объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих
    решений;
  • руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы
    соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не
    допускать квазиоптимизации управленческих решений;
  • менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным — общее, подняться над
    повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней
    среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой
    является;
  • системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно
    реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование,
    организацию, руководство, контроль.
  • Системное мышление не только способствовало развитию новых
    представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось
    интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и
    важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических
    средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,
    использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,
    системный подход позволяет нам комплексно оценить любую
    производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на
    уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в
    пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и
    выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать
    процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

    Несмотря на все положительные результаты, системное мышление
    все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно
    позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не
    реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень
    сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда
    влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри
    предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно,
    слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных
    данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет
    сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с
    точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое
    логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее,
    системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *